iPhoneでテキストスニペットを整理して返信をもっと速くする方法

2017年1月9日

スマホに繰り返し使うメッセージをいくつか以上保存し始めると、整理の大切さが見えてきます。少ない定型文なら覚えるのは簡単です。ですが数が増えると、見た目が似た項目ばかりになって一気に扱いづらくなります。iPhoneでテキストスニペットを整理する目的はシンプルです。目的のスニペットをすぐ見分けられて、カスタムキーボードでタップし、名前を見て迷うことなくどのアプリにも挿入できるようにすることです。

iPhoneでテキストスニペットを整理すると時間を節約できる理由

保存したスニペットが便利なのは、入力の手間を減らせるからです。さらに、よく整理されたスニペットライブラリは、迷う時間まで減らしてくれます。

これはiPhoneやiPadでは特に大切です。メールに返信するとき、日程調整のメッセージを送るとき、住所を入力するとき、投稿にハッシュタグを追加するとき、短いサポート返信を貼り付けるときなど、ほかの作業の途中で素早く文章を入れたい場面がよくあります。スニペット名に一貫性がないと、一覧を見比べながら「どれだったかな」と迷いがちです。名前とグループがわかりやすければ、キーボードで保存した返信をタップするだけですぐ挿入できます。

これは、ライブラリが基本的な内容を超えて増えてきた頃にとても役立ちます。最初はメールアドレスと署名だけだったかもしれません。そこから仕事用の返信、自己紹介文、いくつかのリンク、電話番号、よく使う顧客向けメッセージなどを追加していく。たいていは、そのあたりから名前の付け方やグループ分けの効果が出てきます。

まずは、よく使うスニペットにシンプルな命名ルールを作る

整理された状態を保ついちばん簡単な方法は、最初からカテゴリと用途でスニペット名を付けることです。

複雑な仕組みは必要ありません。必要なのは、ずっと同じルールで続けられることです。似たスニペットが似た名前で始まっていれば、あとで見つけやすくなります。

実用的な例はこちらです。

email-main メインのメールアドレス
email-work 仕事用メール
phone-main 電話番号
address-home 住所一式
reply-thanks 短いお礼メッセージ
reply-followup フォローアップ返信
bio-short 短い自己紹介
bio-long 長めの自己紹介
link-portfolio ポートフォリオURL
link-calendar 日程調整用リンク

このようなパターンにしておくと、スニペットライブラリが増えてもバラバラになりにくくなります。あとで新しいメールアドレスを保存するときも、どう命名すればいいかすぐわかります。別の返信を追加するときも、同じ構造に自然に収まります。

良い名前は、短く、わかりやすく、そのスニペットが何をするものかを表しています。スマホでは、凝った名前よりもそのわかりやすさのほうが大切です。

用途ごとにグループ分けして、キーボードを使いやすく保つ

スニペットが少し増えてきたら、グループ分けするだけで日常の使いやすさがかなり変わります。

個人用なら、たとえば次のようなシンプルな構成で十分です。

Replies
Personal Info
Links
Work
Social
Scheduling

こうしておくと、種類の違うテキストを分けつつも、ライブラリ全体が大げさになりすぎません。

たとえば Replies グループには、次のようなものを入れられます。

「ありがとう、確認しました。」
「今向かっています。」
「これ、明日に変更できますか？」
「簡単に近況を共有します。」
「ご連絡ありがとうございます。追って返信します。」

Personal Info グループには、次のような内容が向いています。

氏名
メールアドレス
電話番号
自宅住所
署名

Social グループには、たとえば次のようなものを入れられます。

短い自己紹介
長い自己紹介
ハッシュタグのセット
よく使うプロフィールリンク

グループ分けは、あとから見直すときにも便利です。リンク系のスニペットをまとめておけば、内容の統一を保ちやすくなります。サポート向けの返信をまとめておけば、文体もそろえやすくなります。大事なのは、カテゴリを増やしすぎることではありません。スマホでよく使う文章を、無理のない単位で分けておくことです。

リンクや電話番号、簡単な分類には記号や接頭辞を使う

言葉だけでも整理できますが、記号を使うとスニペットがさらに見分けやすくなります。

接頭辞を付けると、ひと目で種類を判別しやすくなります。特にリンク、連絡先、短い補助テキストのように見た目が似やすい内容では効果的です。

たとえば次のような形です。

@email-main
#phone-main
/link-portfolio
/link-calendar
!reply-urgent
bio-short

すべてに記号を付ける必要はありません。ですが、あるカテゴリを視覚的にすぐ区別したいなら役立ちます。

リンクはわかりやすい例です。すべてのリンク系スニペットを /link- で始めれば、返信や個人情報と混ざりにくくなります。電話番号系を #phone- で始めれば、似たラベルが並んでも見つけやすくなります。

本当のポイントは一貫性です。1つの電話番号スニペットが #phone- で始まるなら、ほかの電話番号スニペットも同じ考え方でそろえるのが理想です。リンク、自己紹介、定型返信でも同じです。接頭辞のルールは、保存するテキストが増えるほど役立つようになります。

毎日使うスニペットは取り出しやすくし、あまり使わないものは別グループへ移す

すべてのスニペットが同じ重要度とは限りません。

メインのメールアドレス、電話番号、住所、いくつかの仕事用返信、署名、日程調整メッセージ、そして短い自己紹介。こうした文章は頻繁に使います。いわば日常使いのスニペットです。名前はできるだけわかりやすくして、もっともよく開くグループに置いておくのが向いています。

一方で、便利ではあっても使用頻度が低いものもあります。長めの自己紹介、特定のハッシュタグセット、別パターンの締め文、たまにしか送らない返信などです。こうしたスニペットは、毎日使う項目と同じ場所で競合する必要はありません。

整理されたスニペットライブラリは、必要な文章が目立つので全体が軽く感じられます。キーボードの中に必須の項目とほとんど使わない項目が混在していると、簡単な作業でも遅く感じやすくなります。よく使うものとたまに使うものを分けるだけで、スマホでの操作はかなり速くなります。

これは、似た内容の文章を何パターンも保存している人にも特に有効です。すべてを1つの混雑した一覧に置くのではなく、日常的に使うものとそうでないものをグループで分けると扱いやすくなります。

日付や日程調整にはmagic variablesで動的な情報を入れる

スニペットの中には、一部を自動で更新できるようにすると一気に便利になるものがあります。

magic variablesは、日程調整メッセージ、フォローアップ、日付を含む返信に向いています。たとえば %%DATE +1D%% を入れたスニペットなら、明日の日付を自動で挿入できます。

これは次のようなメッセージで特に便利です。

「明日、%%DATE +1D%% なら対応できます。」
「%%DATE +1D%% にフォローアップしましょう。」
「%%DATE +1D%% までに更新を送れます。」

保存した返信の手軽さはそのままに、日付だけをスニペットに合わせて変えられます。毎回日付を直さなくてよくなるので、同じ文章を再利用しやすくなります。

モバイルでは、短くて信頼できる定型文を保ちながら柔軟性を持たせる、かなり実用的な方法のひとつです。

返信、フォーム入力、リンク、個人情報向けのiPhone用スターター構成

iPhoneでテキストスニペットを整理したいなら、考えすぎず、実際によく使う小さな構成から始めるのがおすすめです。

次のようなグループを試してみてください。

Replies

reply-thanks
reply-followup
reply-schedule
reply-onmyway

Personal Info

email-main
phone-main
address-home
sign-full

Scheduling

date-tomorrow
reply-tomorrow
reply-nextweek

これで、スマホでよくある作業の土台ができます。メッセージへの返信、フォーム入力、リンク送信、連絡先の共有、自己紹介やハッシュタグの挿入などを、ずっとスムーズにこなせるようになります。

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