Wskazówki zwiększające produktywność rekrutera: szybsze wiadomości do kandydatów na iPhonie

5 grudnia 2019

Rekrutacja idzie szybciej, gdy masz wiadomości gotowe, zanim ich potrzebujesz. Jeśli wyszukujesz kandydatów, wysyłasz follow-upy, odpowiadasz na pytania screeningowe i ustalasz rozmowy z iPhone’a lub iPada, duża część dnia może zniknąć na wpisywaniu w kółko tych samych kilku zdań.

Dlatego jedne z najlepszych sposobów na większą produktywność w rekrutacji nie polegają na dłuższej pracy ani testowaniu każdej nowej taktyki. Chodzi o ograniczenie powtarzalnego pisania przy zachowaniu jasnej, terminowej i osobistej komunikacji. Własna klawiatura może w tym pomóc, przechowując najczęściej używane wiadomości rekrutacyjne jako zapisane snippety, gotowe do wstawienia w każdej aplikacji.

Dlaczego szybkość w rekrutacji ma znaczenie, gdy codziennie wysyłasz te same wiadomości

Praca rekrutera ma swój powtarzalny rytm. Nowy outreach. Pierwszy follow-up. „Tylko wracam z krótkim przypomnieniem”. Szczegóły screeningu. Prośby o dostępność. Potwierdzenia rozmów. Podziękowania. Uprzejme odmowy. Prośby o polecenia.

Napisanie każdej z tych wiadomości może zająć tylko minutę lub dwie, ale te minuty szybko się sumują. Co ważniejsze, tworzenie tej samej wiadomości od zera za każdym razem spowalnia pracę. Zastanawiasz się nad sformułowaniem. Zapominasz o ważnym szczególe. Ton zmienia się między jednym kandydatem a drugim. A gdy robisz to wszystko na telefonie, pisanie staje się wąskim gardłem.

Lepsze podejście to traktowanie swoich najlepszych wiadomości jak gotowych zasobów. Jeśli jakaś wersja wiadomości outreach daje dobre odpowiedzi, zapisz ją. Jeśli znajdziesz prosty sposób na zapytanie o dostępność, zachowaj go. Jeśli napiszesz wiadomość z odmową, która jest uprzejma i jasna, zamień ją w odpowiedź do ponownego użycia.

Dzięki temu zyskujesz szybkość bez brzmienia jak automat.

Wskazówki zwiększające produktywność rekrutera, które ograniczają powtarzalne pisanie na iPhonie

Jeśli prowadzisz komunikację z kandydatami na telefonie, zacznij od wiadomości, które wysyłasz przynajmniej kilka razy w tygodniu. To najszybsze i najłatwiejsze usprawnienia.

Przydatne kategorie snippetów to:

• pierwszy outreach
• wiadomości follow-up
• odpowiedzi screeningowe
• prośby o ustalenie terminu
• potwierdzenia rozmów
• podziękowania
• wiadomości z odmową
• prośby o polecenie
• dane kontaktowe i bloki podpisu

Zamiast wpisywać je z pamięci, zapisz je w klawiaturze iOS i stuknij, aby wstawić je wtedy, gdy są potrzebne.

Na przykład możesz zapisać snippet do cold outreach, taki jak:

Cześć [Name], trafiłem na Twoje doświadczenie i pomyślałem, że możesz dobrze pasować do roli, nad którą pracuję. Jeśli masz ochotę na krótką rozmowę, chętnie podzielę się kilkoma szczegółami.

Albo pierwszy follow-up:

Cześć [Name], wracam do mojej wcześniejszej wiadomości na wypadek, gdyby gdzieś zginęła. Jeśli chcesz usłyszeć więcej o tej roli, mogę wysłać tutaj krótkie podsumowanie.

Albo odpowiedź screeningową:

Dzięki za odpowiedź. Chętnie dowiem się trochę więcej o Twoim doświadczeniu i o tym, czego szukasz dalej. Czy masz czas na krótką rozmowę w tym tygodniu?

To proste wiadomości, ale właśnie o to chodzi. Usuwasz powtarzalne pisanie, a nie zastępujesz własną ocenę sytuacji. Przed wysłaniem nadal możesz edytować końcową wiadomość.

Wiadomości do kandydatów, które warto zapisać jako snippety klawiatury

Dobra biblioteka snippetów rekrutacyjnych powinna obejmować najczęstsze momenty w Twoim procesie pracy.

Cold outreach

To jeden z największych oszczędzaczy czasu. Warto zapisać kilka wersji na różne sytuacje, zamiast polegać na jednej ogólnej wiadomości dla wszystkich.

Na przykład:

• krótkie przedstawienie dla kandydatów pasywnych
• outreach do kandydatów poleconych przez kogoś innego
• wiadomość otwierająca dopasowana do konkretnej roli
• wiadomość do ponownego kontaktu z osobą, do której pisałeś już wcześniej

Pierwszy follow-up

Wiele odpowiedzi przychodzi po drugim kontakcie, a nie po pierwszym. Gotowy follow-up pomaga zachować spójność.

Przykład:

Cześć [Name], chciałem wrócić do mojej ostatniej wiadomości. Myślę, że Twoje doświadczenie może być tu istotne, i chętnie opowiem więcej, jeśli Cię to interesuje.

Prośba o dostępność na rozmowę

Ta wiadomość jest używana bardzo często i zwykle zmienia się w niej tylko data.

Przykład:

Dziękuję za zainteresowanie. Czy masz dostępność na 20-minutową rozmowę w [date] lub [date]?

Podziękowanie

Szybka wiadomość z podziękowaniem poprawia doświadczenie kandydata i sprawia, że cały proces pozostaje bardziej ludzki.

Przykład:

Jeszcze raz dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Miło było lepiej poznać Twoje doświadczenie. Wkrótce wrócę z informacją o kolejnych krokach.

Wiadomość z odmową

To wiadomość, którą warto raz dobrze przygotować, a potem zapisać.

Przykład:

Dziękuję za poświęcony czas i zainteresowanie rolą. Na tym etapie zdecydowaliśmy się kontynuować proces z innymi kandydatami. Doceniam możliwość poznania Twojego doświadczenia i życzę powodzenia w dalszych poszukiwaniach.

Prośba o polecenie

Przykład:

Dzięki za szybką odpowiedź. Jeśli ta rola nie jest dla Ciebie odpowiednia, będę wdzięczny za wszelkie osoby, które przyjdą Ci na myśl.

Gdy zapiszesz te wiadomości, możesz wstawiać je w e-mailach, polach tekstowych w przeglądarce, notatkach, aplikacjach do wiadomości i wszędzie tam, gdzie piszesz z telefonu.

Jak używać dynamicznych dat w follow-upach i przy ustalaniu rozmów

Wiadomości oparte na datach są szczególnie warte zapisania, bo ich struktura się powtarza, nawet gdy zmienia się termin.

W tym pomagają magic variables. Zamiast za każdym razem ręcznie aktualizować daty, możesz zapisać snippety, które same wstawią przyszłą datę.

Na przykład:

• %%DATE +1D%% dla jutrzejszej daty
• %%DATE +7D%% dla daty za tydzień

Dzięki temu dużo łatwiej ponownie wykorzystać wiadomości takie jak:

Czy masz czas jutro, %%DATE +1D%%, na krótką rozmowę wprowadzającą?

Jeśli nie dostanę odpowiedzi, odezwę się ponownie w przyszłym tygodniu, %%DATE +7D%%.

Jeśli to pomocne, mogę dziś przesłać kilka szczegółów i wrócić do kontaktu %%DATE +3D%%.

To praktyczny sposób, by zachować poprawne daty w wiadomościach dotyczących terminów bez zatrzymywania się na ich przeliczanie, gdy jesteś w ruchu.

Uporządkuj odpowiedzi rekrutacyjne według etapu zatrudnienia

Długa lista snippetów staje się trudniejsza w użyciu, jeśli wszystko jest wymieszane. Grupowanie zapisanych odpowiedzi według etapu ułatwia zarządzanie biblioteką klawiatury.

Prosta struktura może wyglądać tak:

• Sourcing: cold outreach, prośby o polecenie, wiadomości do ponownego kontaktu
• Screening: odpowiedzi wprowadzające, pytania kwalifikacyjne, wyjaśnienia kolejnych kroków
• Interview scheduling: prośby o dostępność, potwierdzenia, wiadomości o zmianie terminu
• Candidate care: podziękowania, aktualizacje, krótkie przypomnienia
• Closing: wiadomości z odmową, wiadomości podtrzymujące kontakt

To ma znaczenie, bo rozmowy rekrutacyjne toczą się szybko. Gdy Twoje snippety są uporządkowane według etapu, łatwiej znaleźć właściwą wiadomość we właściwym momencie.

Możesz też trzymać kilka wersji najczęściej używanych odpowiedzi. Na przykład bardziej formalną wersję outreach, krótszą wersję wygodną na telefon i cieplejszą wersję do poleceń.

Jak zachować osobisty charakter wiadomości bez pisania ich od zera

Używanie snippetów nie oznacza wysyłania sztywnych, identycznych wiadomości do wszystkich. Najlepiej traktować zapisane odpowiedzi jako punkt wyjścia.

Zachowaj powtarzalną strukturę, a dopasuj te części, które naprawdę mają znaczenie:

• wspomnij o konkretnej umiejętności lub roli
• odnieś się do tego, jak znalazłeś kandydata
• dopasuj ton do wcześniejszego kontaktu
• skróć lub rozwiń wiadomość zależnie od kontekstu

Dobrą zasadą jest spersonalizowanie pierwszego zdania i pozostawienie reszty możliwie zwięzłej.

Na przykład możesz zapisać taki podstawowy komunikat:

Cześć [Name], Twoje doświadczenie zwróciło moją uwagę i chciałem skontaktować się w sprawie roli, nad którą pracuję. Jeśli jesteś otwarty na rozmowę, chętnie opowiem więcej.

A potem szybko dopasować pierwsze zdanie:

Cześć Maya, Twoje doświadczenie w technical recruiting zwróciło moją uwagę i chciałem skontaktować się w sprawie roli, nad którą pracuję.

Na iPhonie zajmuje to kilka sekund, a nadal brzmi celowo i naturalnie.

Prosty mobilny workflow dla szybszej komunikacji rekrutera

Najlepiej sprawdza się lekka, prosta rutyna:

1. Zauważ, które wiadomości powtarzasz.
2. Zapisz najlepsze wersje jako snippety w klawiaturze.
3. Pogrupuj je według etapu zatrudnienia.
4. Dodaj magic variables do follow-upów opartych na datach.
5. Przed wysłaniem spersonalizuj pierwsze zdanie.
6. Stale poprawiaj snippety, które dają najlepsze odpowiedzi.

Z czasem Twój telefon staje się gotowym zestawem narzędzi rekrutacyjnych zamiast miejscem, w którym bez końca piszesz te same wiadomości od nowa. Pracujesz szybciej, Twoje sformułowania są bardziej spójne, a kandydaci otrzymują jaśniejszą komunikację.

Jeśli chcesz szybciej wysyłać wiadomości outreach i follow-upy do kandydatów z telefonu, wypróbuj Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard w App Store: https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539