Narzędzia do prospectingu sprzedażowego: jak szybciej wysyłać wiadomości z iPhone’a

21 maja 2020

Narzędzia do prospectingu sprzedażowego pomagają wyszukiwać kontakty, śledzić rozmowy i utrzymywać ciągłość działań outreachowych. Ale gdy naprawdę wysyłasz wiadomości z iPhone’a lub iPada, najwolniejsza część często okazuje się dużo prostsza: wpisywanie w kółko tego samego rodzaju notatki.

Jeśli co tydzień wysyłasz cold maile, notatki do zaproszeń na LinkedIn, follow-upy po wydarzeniach, prośby o polecenie albo uprzejme przypomnienia, pewnie dobrze znasz ten schemat. Struktura wiadomości w większości się nie zmienia. Zmienia się tylko kilka szczegółów: imię, firma, produkt, kontekst albo kolejny krok. Dlatego prospecting świetnie pasuje do klawiatury ze snippetami na telefonie.

W czym pomagają narzędzia do prospectingu sprzedażowego — i gdzie outreach wciąż zwalnia

Większość pracy prospectingowej składa się z dwóch części.

Pierwsza to ustalenie, z kim chcesz się skontaktować i kiedy najlepiej to zrobić. Druga to samo pisanie: otwarcie wiadomości, follow-up, krótkie „miło było Cię poznać”, prośba o polecenie, wiadomość o ustaleniu terminu i przypomnienie wysłane kilka dni później.

To właśnie na tej drugiej części znika mnóstwo czasu.

Nawet jeśli wiesz już, co chcesz powiedzieć, pisanie tego od zera na telefonie jest powolne. Powtarzasz tę samą strukturę w mailach, wiadomościach prywatnych, SMS-ach i aplikacjach społecznościowych. Za każdym razem zmieniasz kilka słów, ale szkielet wiadomości pozostaje ten sam.

Gdy robisz prospecting w biegu — między spotkaniami, po wydarzeniu, w taksówce albo stojąc w kolejce po kawę — ograniczenie tarcia przy pisaniu ma znaczenie. Im szybciej piszesz, tym łatwiej zrobić follow-up, kiedy rozmowa jest jeszcze świeża.

Dlaczego powtarzalne wiadomości prospectingowe idealnie pasują do klawiatury ze snippetami na iPhonie

Wiele wiadomości outreachowych to tak naprawdę szablony w przebraniu.

Możesz używać jednej wersji na pierwszy kontakt, drugiej do podsumowania po rozmowie, a trzeciej jako delikatnego przypomnienia, gdy ktoś nie odpowiedział. Zamiast przepisywać te wiadomości za każdym razem, możesz zapisać je jako snippety i wstawiać z własnej klawiatury w dowolnej aplikacji.

To zmienia sposób pracy w bardzo praktyczny sposób:

• Stukasz zapisaną wiadomość
• Edytujesz dane osobowe i szczegóły
• Wysyłasz

To działa szczególnie dobrze, gdy wiadomości mają stałą strukturę, ale kilka zmiennych elementów. Na przykład:

• Imię
• Firma
• Produkt lub usługa
• Skąd znasz tę osobę
• Sugerowany kolejny krok
• Data lub termin

Zamiast patrzeć na puste pole wiadomości, zaczynasz od sprawdzonego sformułowania i dopasowujesz tylko to, co naprawdę ważne.

5 mobilnych wiadomości prospectingowych, które warto zapisać jako snippety

Oto pięć pomysłów na snippety, które obejmują dużą część realnego prospectingu z telefonu.

1. Wiadomość otwierająca cold outreach

Zachowaj ją krótką i łatwą do spersonalizowania.

Przykład:

Cześć [Imię], trafiłem na [Firma] i zwróciłem uwagę na [konkretny szczegół]. Współpracuję z [typ klienta] w obszarze [problem/rezultat]. Pomyślałem, że warto się odezwać i sprawdzić, czy to może być dla Ciebie istotne.

Taka struktura jest powtarzalna, ale nie brzmi jak robot. Elementem, który nadaje jej osobisty charakter, jest szczegół dodany przed wysłaniem.

2. Notatka do zaproszenia na LinkedIn

Zaproszenia do kontaktu mają mało miejsca, więc gotowa krótka wersja bardzo się przydaje.

Przykład:

Cześć [Imię], z przyjemnością zobaczyłem Twoją pracę przy [temat]. Współpracuję z [grupa odbiorców/typ klienta] nad [rezultat]. Pomyślałem, że warto się połączyć.

Krótko, uprzejmie i łatwo dopasować z iPhone’a.

3. Follow-up po wydarzeniu

To jeden z najlepszych snippetów, jakie warto mieć pod ręką, bo tutaj czas ma znaczenie. Jeśli zwlekasz zbyt długo, rozmowa zaciera się w pamięci.

Przykład:

Miło było Cię dziś poznać na [wydarzenie]. Przyjemnie rozmawiało mi się z Tobą o [temat]. Jak wspominałem, pomagam [typ klienta] w [problem/rezultat]. Jeśli chcesz, chętnie prześlę kilka pomysłów dotyczących [ich firmy lub sytuacji].

Taką wiadomość możesz wysłać jeszcze wychodząc z miejsca wydarzenia.

4. Prośba o polecenie

Prośby o polecenie często są odkładane, bo za dużo o nich myślimy. Zapisana wersja sprawia, że łatwiej je wysłać.

Przykład:

Cześć [Imię], szybkie pytanie — czy znasz kogoś w [typ firmy/branza], kto może mierzyć się z [problem]? Jeśli przychodzi Ci ktoś do głowy, będę bardzo wdzięczny za przedstawienie.

Prosto i bez presji.

5. Uprzejme przypomnienie

Follow-up ma znaczenie, ale ciągłe pisanie tego samego przypomnienia bywa nużące.

Przykład:

Cześć [Imię], podbijam wiadomość na wypadek, gdyby gdzieś zginęła. Jeśli to nie jest dobry moment, nie ma problemu, ale daj znać, jeśli chcesz porozmawiać o [temat].

Takie delikatne przypomnienie sprawdza się w mailu, wiadomości prywatnej albo SMS-ie.

Jak używać zapisanych odpowiedzi na LinkedIn, w mailach, SMS-ach i follow-upach po wydarzeniach

Różne kanały trochę zmieniają ton, ale nie sam sens wiadomości.

W mailu możesz użyć nieco pełniejszej wersji z jedną dodatkową linijką kontekstu.

Na LinkedIn lepiej pisać krócej i bardziej konwersacyjnie.

Po rozmowie telefonicznej albo nieodebranym połączeniu w SMS-ie warto skrócić wiadomość jeszcze bardziej:

Cześć [Imię], przepraszam, że nie udało nam się wcześniej połączyć. Odzywam się w sprawie [temat]. Mogę wysłać szczegóły tutaj albo znaleźć lepszy termin na rozmowę.

Na Instagramie i w innych wiadomościach społecznościowych obowiązuje ta sama zasada: krótko, jasno i na tyle osobiście, by wiadomość brzmiała adekwatnie.

Nie chodzi o wysyłanie identycznej treści wszędzie. Chodzi o to, by mieć na klawiaturze kilka mocnych punktów wyjścia i nigdy nie zaczynać od zera. Stukasz najbliższą wersję, aktualizujesz szczegóły i wysyłasz wiadomość, która jest na czas, zamiast spóźnionej.

Porządkuj snippety prospectingowe według etapu: pierwszy kontakt, follow-up, polecenie i ustalanie terminu

Mała biblioteka jest łatwiejsza w użyciu niż ogromny stos zapisanych tekstów.

Jednym z praktycznych sposobów jest grupowanie snippetów według etapu outreachu:

• Pierwszy kontakt — cold opener, notatka do zaproszenia, wiadomość wprowadzająca
• Follow-up — przypomnienie, wiadomość po braku odpowiedzi, podsumowanie po rozmowie
• Polecenie — prośba o przedstawienie, wiadomość „z kim najlepiej porozmawiać?”
• Ustalanie terminu — treść zaproszenia na spotkanie, wiadomość o przełożeniu, informacja o dostępności
• Wydarzenia — follow-up po wydarzeniu, follow-up po webinarze, wiadomość „miło było Cię poznać”

Dzięki temu najczęściej używane wiadomości masz zawsze pod ręką. Łatwiej też zauważyć, których wersji naprawdę używasz. Z czasem możesz usunąć słabsze i zostawić tylko te snippety, które faktycznie przynoszą odpowiedzi.

Dobra zasada: zapisuj po dwie lub trzy wersje na każdą sytuację, a nie dziesięć. Zbyt duży wybór spowalnia. Kilka sprawdzonych opcji zwykle w zupełności wystarcza.

Używaj magic variables do szybkiego wstawiania dat follow-upu na telefonie

Wiadomości o ustalaniu terminu to jedno z najprostszych miejsc, gdzie magic variables naprawdę oszczędzają czas.

Jeśli często wysyłasz follow-upy z przyszłą datą, możesz użyć dynamicznego placeholdera zamiast ręcznie edytować datę za każdym razem.

Na przykład:

Jeśli nie dostanę odpowiedzi, odezwę się ponownie %%DATE +3D%%.

Albo:

Jeśli to pomocne, mogę wysłać kilka pomysłów do %%DATE +1D%%.

Dzięki temu data aktualizuje się automatycznie, gdy wstawiasz snippet. To drobny szczegół, ale na telefonie usuwa kolejny zbędny krok.

To przydaje się też w outreachu po wydarzeniach:

Miło było Cię dziś poznać. Podeślę notatki do %%DATE +1D%%.

Albo przy ustalaniu terminu:

Mam wolny czas po %%DATE +2D%%, jeśli chcesz znaleźć dogodny termin.

Dynamiczne daty pomagają utrzymać aktualność wiadomości bez dodatkowej edycji.

Zbuduj prostą, osobistą bibliotekę prospectingową na iPhonie lub iPadzie

Nie potrzebujesz rozbudowanego systemu, żeby to było przydatne. Zacznij od wiadomości, które już teraz wysyłasz najczęściej.

Prosta pierwsza wersja może obejmować:

• 2 wiadomości na pierwszy kontakt
• 2 notatki na LinkedIn
• 2 wiadomości przypominające
• 1 prośbę o polecenie
• 2 follow-upy po wydarzeniach
• 2 wiadomości do ustalania terminu z variable daty
• 1 SMS po nieodebranym połączeniu albo wiadomość po poczcie głosowej

Korzystaj z prawdziwych wiadomości, które już wcześniej zadziałały. Uporządkuj je, nadaj im formę do ponownego użycia i zostaw oczywiste miejsca na personalizację. Potem dopracowuj je w miarę używania.

Efektem nie jest sztuczna personalizacja. Chodzi o mniej straconego czasu na pisanie. Nadal dodajesz szczegóły pokazujące, że wiesz, do kogo się odzywasz. Po prostu przestajesz za każdym razem budować tę samą strukturę od nowa na klawiaturze telefonu.

Jeśli większość prospectingu robisz na telefonie, Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard pomoże Ci wstawiać zapisane wiadomości outreachowe jednym stuknięciem zamiast przepisywać je od nowa: https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539