Conseils de productivité freelance sur votre téléphone : allégez votre charge mentale et répondez plus vite

13 juillet 2018

Travailler en freelance sur son téléphone peut sembler efficace… jusqu’au jour où la journée se remplit de petites interruptions. Un client vous demande vos tarifs. Un autre veut connaître vos disponibilités. Vous devez envoyer votre présentation, vos coordonnées et la même mise à jour de projet que vous avez déjà rédigée hier, avec quelques mots changés. Aucune de ces tâches n’est difficile, mais ensemble, elles grignotent votre concentration.

C’est pour cela que les bons conseils de productivité pour freelances consistent souvent moins à en faire toujours plus qu’à éliminer les frictions. Quand vos revenus dépendent de votre capacité à terminer le travail client, protéger votre attention devient essentiel. Plus vous retirez de petites décisions et de texte répétitif de votre charge quotidienne, plus il est facile de garder l’esprit clair et d’avancer.

Pourquoi la productivité freelance commence par réduire la charge mentale

Une grande partie du stress en freelance vient du fait d’essayer de tout garder en tête en même temps. Échéances, relances, questions de clients, factures, idées, courses personnelles et messages de planification se disputent tous une place dans votre esprit.

La solution est simple : cessez d’utiliser votre mémoire comme espace de stockage.

Gardez une seule liste de tâches en laquelle vous avez confiance. Quand quelque chose arrive, notez-le tout de suite. Cela peut être un rappel pour envoyer une proposition, une note pour relancer jeudi, ou une liste de modifications qu’un client vous a envoyée par texto pendant que vous étiez dehors. Une fois que c’est noté, votre cerveau peut lâcher prise.

C’est important, car la charge mentale ralentit le vrai travail. Si vous rédigez, concevez, corrigez, conseillez ou livrez du travail client, une partie de votre attention reste mobilisée quand vous essayez aussi de vous souvenir de six détails en suspens.

Votre téléphone peut vous aider ici de deux façons :

• utiliser une liste simple pour noter rapidement les tâches
• utiliser du texte enregistré sur votre clavier pour réduire la charge de communication qui casse sans cesse votre concentration

Ce deuxième point est facile à sous-estimer. Réécrire la même réponse encore et encore ne prend peut-être qu’une minute à chaque fois, mais ces minutes sont dispersées tout au long de la journée. Elles interrompent le travail en profondeur, vous obligent à changer de contexte et donnent à votre cerveau l’impression d’être plus occupé qu’il ne devrait l’être.

Bloquez des créneaux dans votre journée par client, type de tâche ou travail administratif

Si vos journées vous semblent dictées par l’urgence, le time blocking peut redonner un peu de structure.

Vous n’avez pas besoin d’un système parfait. Divisez simplement votre journée en quelques blocs clairs. Par exemple :

• 9:00–11:00 : travail sur un projet client
• 11:00–11:30 : messages et relances
• 1:00–2:00 : administratif
• 2:00–4:00 : deuxième projet client

Vous pouvez regrouper vos blocs par client si vous gérez plusieurs comptes, ou par type de tâche si votre travail est varié. Un rédacteur peut séparer recherche, rédaction et administratif. Un consultant peut distinguer appels, relances et préparation de propositions.

L’objectif est d’éviter de passer sans arrêt d’un travail concentré à de petites demandes.

De courtes sessions de concentration peuvent aussi aider. Essayez 25 minutes de travail sans interruption, puis faites une courte pause avant de recommencer. Si 25 minutes vous semblent trop courtes ou trop longues, adaptez. L’essentiel est de vous donner une fenêtre claire pour travailler sans vérifier chaque notification ni répondre à chaque message dès qu’il arrive.

C’est là que la communication répétitive devient coûteuse. Une seule « réponse rapide » peut vous sortir d’un bloc de travail. Si c’est un message que vous envoyez souvent, l’enregistrer dans votre clavier vous permet de le gérer beaucoup plus facilement, puis de revenir à la tâche prévue.

Utilisez la règle des cinq minutes pour éviter que les petites tâches s’accumulent

Les petites tâches deviennent stressantes quand elles s’empilent.

La règle des cinq minutes est utile ici : si quelque chose prend moins de cinq minutes, faites-le maintenant au lieu de le laisser traîner. Confirmez une heure de rendez-vous. Envoyez votre adresse e-mail. Répondez à une simple question sur vos tarifs. Partagez vos informations de réservation. Cochez la tâche et passez à la suite.

Cette règle fonctionne surtout quand la tâche est réellement petite. Si elle ouvre la porte à une conversation plus longue, notez-la dans votre liste et traitez-la dans le bon créneau.

Les réponses enregistrées rendent cela encore plus concret. Un message qui vous prenait trois minutes peut ne demander que quelques secondes si la formulation est déjà prête. Cela signifie qu’un plus grand nombre de ces mini-tâches peuvent être réglées rapidement avant de devenir un arriéré mental.

Coupez les distractions sur votre iPhone pendant les sessions de concentration

Votre téléphone est utile pour le travail freelance, mais c’est aussi là que vivent les distractions.

Pendant un bloc de concentration, activez le mode Ne pas déranger ou coupez les notifications pour que chaque vibration ne vous détourne pas de votre tâche. Même une interruption brève peut casser votre élan et rendre plus difficile la reprise là où vous vous étiez arrêté.

Cela ne veut pas dire être indisponible toute la journée. Cela veut simplement dire choisir quand vous l’êtes.

Un bon rythme peut être :

• se concentrer avec les notifications coupées
• vérifier les messages à des moments prévus
• traiter efficacement les réponses rapides
• revenir à votre travail principal

L’étape du milieu est importante. Si vous ouvrez vos messages et devez ensuite taper les mêmes réponses depuis zéro, cette vérification se transforme en interruption plus longue. Si vos réponses les plus courantes sont déjà enregistrées sur votre clavier, vous pouvez traiter les messages habituels beaucoup plus vite et boucler cela rapidement.

Enregistrez vos réponses client les plus fréquentes sur votre clavier

Les freelances envoient une quantité surprenante de texte répétitif.

La même présentation. La même explication de tarif. Le même message « voici comment me contacter ». La même note sur vos disponibilités. La même réponse « merci, je vais regarder cela et je reviens vers vous d’ici demain ».

Au lieu de les réécrire à chaque fois, enregistrez-les comme snippets dans le clavier de votre iPhone ou iPad. Ensuite, dans Mail, Messages, un portail client, une app sociale ou un formulaire, ouvrez le clavier et touchez la réponse enregistrée que vous voulez insérer.

C’est l’un des moyens les plus simples de réduire les frictions dans un flux de travail sur téléphone. Vous personnalisez toujours vos messages quand c’est nécessaire, mais vous arrêtez de gaspiller votre énergie sur les parties qui changent rarement.

Les snippets utiles pour les freelances comprennent souvent :

• réponses aux demandes de tarifs
• messages de présentation pour de nouveaux prospects
• coordonnées
• signatures d’e-mail ou courtes bios
• messages de planification
• modèles de mise à jour de projet
• notes de relance
• réponses aux questions fréquentes des clients

Vous pouvez aussi regrouper vos snippets pour les retrouver plus facilement, par exemple : « Tarifs », « Planification », « Coordonnées » et « Relances ».

Utilisez des snippets pour les tarifs, la planification, les présentations et les coordonnées

Voici quelques exemples concrets.

Une réponse à une demande de tarif :

Merci de m’avoir contacté. Mon tarif actuel pour ce type de mission commence à [your rate]. Si vous partagez votre délai, le périmètre et vos objectifs, je pourrai vous indiquer la meilleure suite à donner.

Un court message de présentation :

Bonjour, je suis [your name]. J’aide mes clients avec [your service]. Si vous le souhaitez, envoyez-moi quelques détails sur le projet et j’y jetterai un œil.

Coordonnées :

Le meilleur moyen de me joindre : [email]
Téléphone : [number]
Site web : [site]

Un message de planification :

Je suis disponible demain, %%DATE +1D%%, et je peux envoyer une mise à jour d’ici la fin de la journée.

Ce dernier exemple est particulièrement pratique, car les variables magiques peuvent insérer une date à votre place. Ainsi, si vous envoyez souvent des messages de planification ou de relance, vous n’avez pas besoin de réécrire la date manuellement à chaque fois.

Vous pouvez aussi enregistrer des réponses à des questions habituelles, comme :

• le délai de livraison
• la politique de révision
• les informations dont vous avez besoin avant de commencer
• la façon d’envoyer des fichiers ou des retours

Ces messages peuvent sembler mineurs, mais ils reviennent sans cesse. Les enregistrer signifie moins de saisie, moins de pauses et une communication plus cohérente.

Gardez une liste de tâches légère et une communication rapide

Une journée freelance productive n’est généralement pas celle où vous faites tout. C’est celle où vous savez ce qui compte, où vous protégez du temps pour cela, et où vous empêchez les petites choses de prendre le dessus.

Notez vos tâches pour qu’elles arrêtent de tourner dans votre tête. Réservez des blocs pour le vrai travail. Utilisez de courtes sessions de concentration. Réglez les vraies tâches de cinq minutes avant qu’elles ne s’accumulent. Coupez les distractions quand vous avez besoin de vous concentrer. Et pour les messages que vous envoyez encore et encore, arrêtez de repartir d’un écran vide à chaque fois.

Si vous voulez une façon plus rapide de gérer les messages clients répétitifs sur votre iPhone ou iPad, essayez Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard : https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539

Quand votre communication devient plus légère, votre esprit aussi, en général. Cela vous laisse plus de place pour le travail qui fait réellement avancer votre activité freelance.