Jak porządkować snippety tekstowe na iPhonie, by szybciej odpowiadać

9 stycznia 2017

Gdy zapiszesz na telefonie więcej niż kilka powtarzalnych wiadomości, porządek zaczyna mieć znaczenie. Niewielki zestaw zapisanych odpowiedzi łatwo zapamiętać. Większa kolekcja szybko robi się chaotyczna, jeśli wszystko wygląda podobnie. Jeśli chcesz uporządkować snippety tekstowe na iPhonie, cel jest prosty: łatwo rozpoznać właściwy snippet, stuknąć go na własnej klawiaturze i wstawić do dowolnej aplikacji bez zastanawiania się, jak został nazwany.

Dlaczego porządkowanie snippetów tekstowych na iPhonie oszczędza czas

Zapisany snippet jest przydatny, bo eliminuje pisanie. Dobrze uporządkowana biblioteka snippetów oszczędza jeszcze więcej czasu, bo eliminuje też wahanie.

To ma znaczenie na iPhonie i iPadzie, gdzie często potrzebujesz szybkiego tekstu w trakcie czegoś innego: odpowiadania na e-mail, wysyłania wiadomości o terminie, wpisywania adresu, dodawania hashtagów do posta albo wklejania krótkiej odpowiedzi supportowej. Jeśli nazwy snippetów są niespójne, zaczynasz przeglądać listę i zgadywać, co jest czym. Jeśli nazwy i grupy są jasne, możesz stuknąć zapisaną odpowiedź na klawiaturze i od razu ją wstawić.

To staje się szczególnie pomocne, gdy Twoja biblioteka wykracza poza podstawy. Może zaczęło się od adresu e-mail i podpisu. Potem doszła odpowiedź służbowa, krótki bio, kilka linków, numer telefonu i parę typowych wiadomości do klientów. To zwykle moment, w którym nazewnictwo i grupowanie zaczynają się opłacać.

Zacznij od prostego systemu nazw dla najczęściej używanych snippetów

Najłatwiejszy sposób na utrzymanie porządku to od początku nazywać snippety według kategorii i celu.

Nie potrzebujesz skomplikowanego systemu. Potrzebujesz tylko takiego, który pozostanie spójny. Gdy podobne snippety zaczynają się w podobny sposób, później łatwiej je rozpoznać.

Oto praktyczny układ:

email-main dla głównego adresu e-mail
email-work dla służbowego adresu e-mail
phone-main dla numeru telefonu
address-home dla bloku adresowego
reply-thanks dla krótkiej wiadomości z podziękowaniem
reply-followup dla odpowiedzi typu follow-up
bio-short dla krótkiego bio
bio-long dla dłuższej wersji
link-portfolio dla adresu URL portfolio
link-calendar dla linku do umawiania terminów

Taki schemat pomaga rozwijać bibliotekę snippetów bez popadania w przypadkowość. Jeśli później zapiszesz nowy adres e-mail, od razu wiesz, jak go nazwać. Jeśli dodasz kolejną odpowiedź, będzie pasować do tej samej struktury.

Najlepsze nazwy są krótkie, jasne i oparte na tym, do czego służy snippet. W telefonie taka czytelność jest ważniejsza niż sprytne nazewnictwo.

Grupuj snippety według celu, żeby z klawiatury korzystało się łatwo

Gdy masz już więcej niż kilka snippetów, grupowanie bardzo ułatwia codzienne używanie.

Prosty osobisty układ może obejmować takie grupy jak:

Odpowiedzi
Dane osobowe
Linki
Praca
Social
Planowanie

Dzięki temu różne typy tekstu pozostają oddzielone, ale biblioteka nie wydaje się przesadnie rozbudowana.

Na przykład grupa Odpowiedzi może zawierać:

„Dzięki, mam to.”
„Już jadę.”
„Czy możemy przełożyć to na jutro?”
„Oto szybka aktualizacja.”
„Dziękuję za wiadomość. Odezwę się wkrótce.”

Grupa Dane osobowe może obejmować:

Imię i nazwisko
Adres e-mail
Numer telefonu
Adres domowy
Podpis

Grupa Social może zawierać:

Krótkie bio
Dłuższe bio
Zestawy hashtagów
Często używane linki do profili

Grupowanie przydaje się też przy późniejszym porządkowaniu. Jeśli wszystkie snippety z linkami są razem, łatwiej utrzymać je w spójnym stanie. Jeśli wszystkie odpowiedzi w stylu supportowym są razem, łatwiej zachować jednolity ton. Chodzi nie o tworzenie mnóstwa kategorii, ale o podzielenie najczęściej używanego tekstu mobilnego na sensowne grupy.

Używaj symboli lub prefiksów dla linków, numerów telefonu i szybkich kategorii

Słowa są przydatne, ale symbole mogą sprawić, że snippet szybciej rzuca się w oczy.

Prefiks może pomóc rozpoznać określony typ snippetu od razu, szczególnie przy treściach, które często wyglądają podobnie, takich jak linki, dane kontaktowe czy krótkie teksty użytkowe.

Na przykład:

@email-main
#phone-main
/link-portfolio
/link-calendar
!reply-urgent
bio-short

Nie potrzebujesz symboli do wszystkiego. Ale mogą pomóc, jeśli chcesz, by dana kategoria była od razu widoczna.

Linki to dobry przykład. Jeśli wszystkie snippety z linkami zaczynają się od /link-, łatwiej oddzielić je od odpowiedzi i danych osobowych. Jeśli wszystkie snippety z numerami telefonu zaczynają się od #phone-, stają się bardziej rozpoznawalne niż zwykła lista podobnych etykiet.

Prawdziwa korzyść to spójność. Jeśli jeden snippet z numerem telefonu zaczyna się od #phone-, wszystkie takie snippety powinny trzymać się tej samej zasady. To samo dotyczy linków, bio czy typowych odpowiedzi. Spójny system prefiksów staje się coraz bardziej przydatny wraz z rozrostem kolekcji zapisanych tekstów.

Trzymaj codzienne snippety pod ręką, a rzadziej używany tekst przenoś do osobnych grup

Nie każdy snippet zasługuje na taki sam poziom uwagi.

Niektóre teksty są używane bez przerwy: główny adres e-mail, numer telefonu, adres, kilka odpowiedzi służbowych, podpis, wiadomość o terminie, a może też krótkie bio. To Twoje codzienne snippety. Powinny mieć jak najjaśniejsze nazwy i znajdować się w grupach, z których korzystasz najczęściej.

Inne teksty też są przydatne, ale używasz ich rzadziej. Może to być dłuższe bio, konkretny zestaw hashtagów, alternatywne zakończenie wiadomości albo odpowiedź, którą wysyłasz tylko od czasu do czasu. Takie snippety nie muszą konkurować z tymi codziennymi.

Uporządkowana biblioteka snippetów zwykle wydaje się lżejsza, bo najbardziej przydatne teksty od razu się wyróżniają. Jeśli Twoja klawiatura jest wypełniona rzadko używanymi pozycjami wymieszanymi z podstawami, nawet proste zadania mogą wydawać się wolniejsze. Oddzielenie często używanych snippetów od okazjonalnych pomaga działać szybciej na telefonie.

To jest szczególnie przydatne dla osób, które zapisują wiele wersji podobnego tekstu. Zamiast trzymać wszystkie warianty razem na jednej zatłoczonej liście, użyj grupowania, by oddzielić treści do codziennego użytku od tych mniej typowych.

Dodawaj dynamiczne szczegóły za pomocą magic variables dla dat i planowania

Niektóre snippety stają się znacznie bardziej przydatne, gdy mogą samodzielnie aktualizować część tekstu.

Magic variables są pomocne w wiadomościach dotyczących terminów, follow-upów i odpowiedzi opartych na dacie. Na przykład snippet z %%DATE +1D%% może automatycznie wstawić jutrzejszą datę.

Dobrze sprawdza się to w wiadomościach takich jak:

„Jestem dostępny jutro, %%DATE +1D%%.”
„Wróćmy do tego %%DATE +1D%%.”
„Mogę wysłać aktualizację do %%DATE +1D%%.”

Nadal zachowujesz wygodę zapisanej odpowiedzi, ale data zmienia się razem ze snippetem. Dzięki temu łatwiej używać tej samej wiadomości ponownie bez poprawiania daty za każdym razem.

Na urządzeniu mobilnym to jeden z najbardziej praktycznych sposobów, by zapisane snippety były bardziej elastyczne, a przy tym krótkie i niezawodne.

Startowy układ odpowiedzi, formularzy, linków i danych osobowych na iPhonie

Jeśli chcesz uporządkować snippety tekstowe na iPhonie bez nadmiernego kombinowania, zacznij od małego zestawu, którego naprawdę będziesz używać.

Wypróbuj takie grupy:

Odpowiedzi

reply-thanks
reply-followup
reply-schedule
reply-onmyway

Dane osobowe

email-main
phone-main
address-home
sign-full

Linki

/link-portfolio
/link-calendar
/link-latest

bio-short
bio-long
tags-main

Planowanie

date-tomorrow
reply-tomorrow
reply-nextweek

To daje praktyczną bazę do najczęstszych zadań mobilnych: odpowiadania na wiadomości, wypełniania formularzy, wysyłania linków, udostępniania danych kontaktowych oraz wstawiania bio i hashtagów.

Jeśli chcesz szybciej używać ponownie odpowiedzi i tekstów do formularzy na telefonie, wypróbuj Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard w App Store: https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539