Szablony follow-upów sprzedażowych na iPhone’a: 4 proste sposoby, by oszczędzać czas i zachować spójność

19 grudnia 2019

Jeśli wysyłasz follow-upy sprzedażowe z iPhone’a, drobne opóźnienia szybko się kumulują. Otwierasz wiadomość, zastanawiasz się, jak to ująć, przepisujesz to samo zdanie, które wysłałeś wczoraj, a potem jeszcze sprawdzasz daty i szczegóły przed kliknięciem „wyślij”. Każda z tych rzeczy osobno nie jest trudna, ale powtarzana przez cały dzień potrafi mocno spowolnić pracę.

Właśnie tutaj pomagają szablony follow-upów sprzedażowych na iPhone’a. Gdy najczęstsze odpowiedzi masz zapisane jako snippets w klawiaturze niestandardowej, nie musisz za każdym razem budować tych samych wiadomości od zera. Utrzymujesz spójne brzmienie, działasz szybciej i łatwiej odpisujesz nawet wtedy, gdy jesteś między spotkaniami albo nadrabiasz zaległości z telefonu.

Dlaczego szybkość follow-upów sprzedażowych ma znaczenie na iPhonie

Sprzedaż prowadzona z telefonu ma inny rodzaj tarcia niż pisanie podczas dłuższej sesji przy biurku. Ekran jest mniejszy. Często odpisujesz krótkimi seriami. Łatwo stracić czas na dopracowywanie wiadomości, która tak naprawdę potrzebuje tylko jednego, jasnego kolejnego kroku.

Szybkość ma znaczenie, bo follow-up najlepiej działa wtedy, gdy jest szybki i prosty. Jeśli ktoś zapytał o ceny, poprosił o spotkanie albo ucichł po dobrej rozmowie, zbyt długie czekanie może ostudzić kontakt. Ale szybko nie znaczy byle jak. To znaczy: mieć niezawodny sposób na wysłanie jasnej odpowiedzi bez przepisywania tej samej struktury za każdym razem.

Zapisany snippet bardzo w tym pomaga. Zamiast pisać:

„Chciałem tylko wrócić do mojego poprzedniego maila i sprawdzić, czy miałeś już okazję go przejrzeć. Czy przyszły wtorek albo środa pasowałyby na krótką rozmowę?”

możesz zapisać wersję, która już Ci odpowiada, i wstawić ją jednym stuknięciem z klawiatury iPhone’a.

1. Wybierz najważniejsze follow-upy, zanim zaczniesz odpisywać

Prosty sposób na ograniczenie zmęczenia decyzjami to wybranie najważniejszych follow-upów jeszcze przed rozpoczęciem odpisywania. Nie potrzebujesz rozbudowanego systemu zadań. Wystarczy, że zdecydujesz, które kilka rozmów są dziś najważniejsze.

Na przykład przed otwarciem skrzynki lub wiadomości zrób krótką listę:

1. Follow-up do potencjalnego klienta, który zapytał o ceny
2. Przypomnienie dla leada, który przestał odpisywać po demo
3. Potwierdzenie godziny jutrzejszego spotkania
4. Wiadomość z podziękowaniem po dzisiejszej rozmowie

To działa, bo eliminuje pauzę pod tytułem: „co mam wysłać najpierw?”. Kolejność masz już ustaloną. Potem szablony robią resztę pracy.

To szczególnie przydatne na iPhonie, bo przełączanie kontekstu sporo kosztuje. Jeśli ciągle skaczesz między wątkami, notatkami i wersjami roboczymi, nawet krótkie odpowiedzi mogą zajmować więcej czasu, niż powinny. Wybranie najważniejszych follow-upów na początku pomaga skupić się i zamknąć ważne wiadomości, zanim dzień zrobi się chaotyczny.

2. Zapisz najlepsze szablony follow-upów sprzedażowych w jednej klawiaturze niestandardowej

Gdy zauważysz, które wiadomości wysyłasz wciąż od nowa, zapisz je jako snippets w swojej klawiaturze niestandardowej. Myśl raczej kategoriami powtarzalnych sytuacji niż idealnych, jednorazowych skryptów.

Dobre przykłady to:

• pierwszy follow-up po rozmowie wstępnej
• przypomnienie po braku odpowiedzi
• wiadomość dotycząca ustalenia terminu
• odpowiedź na obiekcję
• wiadomość z podziękowaniem
• krótkie przedstawienie się

Możesz grupować snippets według etapu lub scenariusza, żeby łatwiej było je znaleźć. Na przykład:

• Nowe leady
• Po pierwszej rozmowie
• Ustalanie terminu
• Obiekcje
• Finalizacja / podziękowanie

Dzięki temu klawiatura jest naprawdę użyteczna na co dzień. Zamiast przewijać przypadkową listę, otwierasz właściwą grupę i stukasz zapisaną odpowiedź, której potrzebujesz.

Magic variables też oszczędzają czas przy follow-upach opartych na datach. Jeśli często wysyłasz wiadomości w stylu „Masz jutro chwilę?” albo „Odezwę się w przyszłym tygodniu”, dynamiczne daty pomagają uniknąć poprawiania treści za każdym razem.

Na przykład:

• Czy masz chwilę na krótką rozmowę %%DATE +1D%%?
• Jeśli to nie jest dobry moment, mogę odezwać się ponownie %%DATE +7D%%.

To mała zmiana, ale przy powtarzalnych follow-upach pozwala zaskakująco często oszczędzić stukanie i sprawdzanie dat.

3. Pisz wiadomości krótkie, jasne i łatwe do odpowiedzi

Najlepsze szablony follow-upów zwykle są krótsze, niż się wydaje. Długa wiadomość wydaje się cięższa zarówno do wysłania, jak i do przeczytania. Krótka jest łatwiejsza dla obu stron.

Przydatna struktura wygląda tak:

1. określ cel
2. podaj kolejny krok
3. dodaj szczegóły tylko wtedy, gdy są potrzebne

Oto słabsza wersja:

„Cześć, chciałem tylko wrócić do naszej ostatniej rozmowy i zapytać, czy masz już jakieś przemyślenia. Wiem, że bywa dużo pracy, ale chciałem sprawdzić, czy nadal rozważasz dalsze kroki i czy w przyszłym tygodniu znalazłbyś może czas na rozmowę.”

A tutaj wersja jaśniejsza:

„Cześć Sam, wracam do naszej ostatniej rozmowy. Czy wtorek albo środa bardziej pasują na krótką rozmowę?”

Ten sam cel, mniej pracy dla odbiorcy.

To samo dotyczy odpowiadania na obiekcje. Jeśli ktoś mówi, że jest zbyt zajęty, nie potrzebujesz długiej obrony. Spokojna, krótka odpowiedź często działa lepiej:

„Rozumiem. Jeśli to pomoże, mogę teraz wysłać krótkie podsumowanie i odezwać się ponownie %%DATE +7D%%.”

Taki typ wiadomości łatwo zapisać jako snippet, bo ma jedno zadanie. Nie próbuje zrobić wszystkiego naraz.

4. Sprawdzaj, które odpowiedzi wysyłasz najczęściej, i je dopracowuj

Nie potrzebujesz formalnego systemu, żeby ulepszać swoje follow-upy. Wystarczy, że od czasu do czasu przejrzysz własne wysłane wiadomości i zadasz sobie kilka praktycznych pytań:

• Które odpowiedzi wciąż wpisuję z pamięci?
• Które follow-upy dostają odpowiedzi?
• Które odpowiedzi na obiekcje brzmią naturalnie i faktycznie popychają rozmowę do przodu?
• Które wiadomości są za długie na ekran telefonu?

Kiedy zauważysz powtarzający się wzorzec, zamień go w snippet albo popraw ten, który już masz.

Na przykład możesz zauważyć, że „Tylko się przypominam” jest ignorowane, ale „Czy czwartek po południu będzie pasował?” dostaje więcej odpowiedzi. To cenna wskazówka. Zapisz mocniejszą wersję.

Albo może ciągle przepisujesz swoją wiadomość wprowadzającą do nowych leadów. Zamiast zaczynać od zera za każdym razem, stwórz jeden krótki szablon, który możesz spersonalizować:

„Cześć [Name], pomagam [type of customer] osiągnąć [specific result]. Chętnie wyślę krótkie podsumowanie, jeśli to pomocne.”

Nie chodzi o to, żeby brzmieć jak robot. Chodzi o to, żeby zapisać elementy, które się nie zmieniają, i zachować więcej uwagi na te części, które powinny być inne.

Szablony follow-upów sprzedażowych na typowe sytuacje

Oto kilka prostych przykładów, które warto zapisać i dostosować.

Pierwszy follow-up

Cześć [Name], świetnie było porozmawiać. Zgodnie z obietnicą wracam z kolejnym krokiem. Czy [option 1] albo [option 2] pasują na krótką rozmowę?

Przypomnienie po braku odpowiedzi

Cześć [Name], wracam do tego tematu. Czy to nadal warte omówienia, czy mam odezwać się innym razem?

Wiadomość dotycząca ustalenia terminu

Cześć [Name], czy masz chwilę na krótką rozmowę %%DATE +1D%% albo %%DATE +2D%%?

Odpowiedź na obiekcję: termin

Rozumiem. Jeśli teraz to nie jest idealny moment, mogę odezwać się ponownie %%DATE +7D%%.

Odpowiedź na obiekcję: potrzeba więcej informacji

Mogę najpierw wysłać krótkie podsumowanie. Czy jest jedno konkretne pytanie, które mam w nim uwzględnić?

Wiadomość z podziękowaniem

Dziękuję za Twój czas dzisiaj. Doceniam tę rozmowę. Wkrótce wyślę szczegóły follow-upu.

Szybkie przedstawienie się

Cześć [Name], odzywam się, bo myślę, że mogę pomóc w [specific problem]. Chętnie wyślę krótkie podsumowanie, jeśli to przydatne.

Te przykłady działają, bo są bezpośrednie. Każdy ma konkretny cel i każdy daje drugiej osobie prosty kolejny krok.

Zbuduj własną bibliotekę snippets na iPhonie

Dobra osobista biblioteka zaczyna się od małej skali. Zapisz od pięciu do dziesięciu odpowiedzi, które i tak często wysyłasz. Pogrupuj je w sposób, który ma dla Ciebie sens. Każdą utrzymuj w krótkiej formie. Potem dopracowuj je, obserwując, co działa.

Z czasem Twoja klawiatura niestandardowa staje się praktycznym narzędziem do codziennych follow-upów: pierwszego przypomnienia po rozmowie, wiadomości o ustaleniu terminu z dynamiczną datą, uprzejmego check-inu, gdy ktoś przestaje się odzywać, czy podziękowania, które możesz wysłać szybko, bez wrażenia niedbałości.

Jeśli wciąż wysyłasz te same follow-upy sprzedażowe, zapisz je w Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard i wstawiaj z klawiatury iPhone’a: https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539